En esta guía vas a ver cómo definir criterios claros, qué datos registrar, cómo tratar las justificaciones, qué indicadores seguir y cómo digitalizar el fichaje sin perder el control horario. Los puntos que dependen de la Ley de Contrato de Trabajo (Ley 20.744), de tu convenio colectivo o de tu jurisdicción conviene validarlos con un asesor laboral antes de aplicarlos.
Qué es el control de retardos y faltas y por qué importa
Un retardo es una llegada posterior al horario pactado, o un regreso tardío de un descanso. Una falta es una inasistencia total o parcial a la jornada que correspondía cumplir. Llevar ambos registros ordenados te permite pagar lo que corresponde, respetar los derechos del trabajador y tener respaldo ante cualquier reclamo.
Más allá de la liquidación, el control te da información de gestión. Un equipo con llegadas tarde repetidas puede estar mostrando un problema de turnos, de transporte o de clima laboral, y no solo un problema de disciplina. Si registrás bien, podés conversar con datos y no con impresiones.
- Evita diferencias entre lo que el empleado dice y lo que la empresa liquida.
- Ordena el criterio entre supervisores y sucursales.
- Detecta patrones antes de que se conviertan en conflictos.
- Deja trazabilidad para auditorías internas y consultas del asesor laboral.
Cómo definir qué es un retardo y qué es una falta
Antes de elegir una herramienta, necesitás una política escrita y conocida por todos. Esa política tiene que decir cuál es el horario de cada turno, qué margen de tolerancia se admite, cuándo una llegada tarde se considera falta parcial y cómo se avisa una ausencia.
La política debe respetar la Ley de Contrato de Trabajo (Ley 20.744), el convenio colectivo aplicable y cualquier norma provincial o sectorial. Qué descuentos o medidas disciplinarias se pueden aplicar no es una decisión que se improvise: consultalo con un asesor laboral y dejalo documentado.
Retardo o llegada tarde
Definí desde qué momento se computa y si la tolerancia se aplica por día o por período. Aclará también qué pasa con las salidas anticipadas y con los regresos tardíos de la pausa, para que el criterio sea el mismo en toda la empresa.
Falta justificada e injustificada
Distinguí las ausencias con causa respaldada, como enfermedad, licencias o trámites previstos, de las que no tienen respaldo. Cada categoría debería tener un código propio en el sistema para que la liquidación y los reportes no se mezclen.
Falta parcial
Cuando alguien trabaja solo una parte de la jornada, el registro tiene que reflejar horas efectivamente cumplidas y motivo. Si solo anotás presente o ausente, perdés información que después necesitás para liquidar.
Calculadora de índice de ausentismo
Del cuaderno al fichaje digital: cómo registrar sin errores
El método de registro condiciona la calidad de todo lo demás. Las planillas manuales se completan tarde, se corrigen a mano y dependen de la memoria del supervisor. Un fichaje digital deja cada marcación con fecha, hora y origen, y la deja disponible para revisar sin perseguir a nadie.
La herramienta correcta depende de cómo trabaja tu gente. No es lo mismo una oficina con ingreso fijo que una cuadrilla en distintas obras o un equipo comercial en la calle.
Reloj fichador web
Sirve para equipos administrativos que trabajan frente a una computadora. El empleado ficha desde su navegador y la marcación queda asociada a su usuario.
Kiosco con reconocimiento facial en tablet
Funciona como un reloj fichador compartido en la entrada de una planta, un local o una sucursal. Reduce las marcaciones hechas por otra persona, porque el ingreso se valida con el rostro.
App con selfie y geocerca
Es útil para personal móvil o remoto. La selfie confirma quién ficha y la geocerca valida que la marcación se haga dentro de la zona definida para ese puesto.
Justificaciones y documentación: cómo ordenar el circuito
Una falta sin circuito de justificación se transforma en discusión. Lo ideal es que el empleado avise por un canal definido, que el supervisor confirme y que el comprobante, por ejemplo un certificado, quede adjunto al registro de esa fecha.
Definí plazos internos para avisar y para presentar documentación, siempre alineados con la Ley de Contrato de Trabajo (Ley 20.744) y tu convenio. Qué comprobantes son válidos y qué consecuencias tiene la falta de aviso son cuestiones para confirmar con tu asesor laboral.
- Un único canal de aviso de ausencias para toda la empresa.
- Códigos de ausencia claros: enfermedad, licencia, trámite, sin aviso.
- Adjuntos asociados a cada día, no guardados en carpetas sueltas.
- Aprobación del supervisor registrada con fecha y responsable.
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Qué indicadores mirar para tomar decisiones
No hace falta un tablero complejo. Con tres o cuatro indicadores bien definidos ya podés ver si el problema es puntual o estructural. Lo importante es medirlos siempre con la misma regla y compararlos período contra período dentro de tu propia empresa.
- Cantidad de llegadas tarde por persona, por turno y por sector.
- Horas de ausencia justificada e injustificada por período.
- Días de la semana o franjas horarias con más incidencias.
- Marcaciones faltantes u olvidadas, que suelen indicar un problema de proceso.
Mirá patrones, no hechos aislados
Una llegada tarde ocasional rara vez es relevante. Lo que merece una conversación es la repetición, sobre todo si se concentra en un turno o en un equipo.
Cruzá con los turnos
A veces el retardo nace en una grilla mal armada, con cambios de horario avisados tarde o descansos insuficientes entre jornadas. Revisar la planificación antes de sancionar evita injusticias.
Errores frecuentes en el control de retardos y faltas
Casi todos los problemas se repiten de una empresa a otra. Suelen nacer de criterios informales, de datos cargados tarde o de sistemas que no se hablan entre sí.
- No tener una política escrita, por lo que cada supervisor aplica su propia regla.
- Corregir marcaciones a mano sin dejar registro de quién y por qué.
- Mezclar en una misma columna ausencias justificadas e injustificadas.
- Cargar la información al cierre del mes, cuando ya nadie recuerda el detalle.
- Usar un reloj fichador aislado que obliga a transcribir datos a la liquidación.
- Aplicar medidas disciplinarias sin consultar antes al asesor laboral.
Datos personales y biometría: lo que no podés ignorar
El fichaje con rostro, la selfie o la ubicación implican tratar datos personales de tus empleados. En Argentina rige la Ley 25.326 de Protección de Datos Personales, que exige, entre otras cosas, informar la finalidad del tratamiento y resguardar la información.
Antes de implementar reconocimiento facial o geocerca, comunicá al personal para qué se usan esos datos, quién accede y por cuánto tiempo se conservan. Los requisitos concretos para tu caso, incluido el registro de bases de datos, validalos con un asesor legal.
Cómo ayuda Alobri HCM · Time a controlar retardos y faltas
Alobri HCM · Time es un software de control de asistencia en la nube que reúne reloj fichador web, kiosco con reconocimiento facial en tablet y app con selfie y geocerca. Las marcaciones se calculan contra los turnos asignados, de modo que las llegadas tarde y las ausencias aparecen identificadas sin planillas intermedias.
Además, el sistema gestiona ausencias, horas extra y prenómina, para que la información llegue ordenada a quien liquida. No reemplaza tu política ni el criterio de tu asesor laboral, pero te da un registro consistente sobre el cual aplicarlos. Para ver cómo se adapta a tu operación, podés consultar la página de planes, donde la información de precios se publica en ARS.
- Redactá una política de puntualidad y asistencia con horarios, tolerancia y circuito de aviso, y validala con tu asesor laboral.
- Definí los códigos de ausencia: justificada, injustificada, licencia, falta parcial y retardo.
- Elegí el método de fichaje según cada tipo de puesto: reloj fichador web, kiosco facial o app con geocerca.
- Cargá los turnos de cada persona para que el sistema compare cada marcación con el horario esperado.
- Informá al personal cómo funciona el registro y qué datos se tratan, en línea con la Ley 25.326.
- Revisá las incidencias cada semana y resolvé las pendientes antes del cierre de liquidación.
- Analizá los indicadores por equipo y turno, y ajustá grillas o procesos antes de aplicar medidas.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre retardo y falta?
El retardo es una llegada tarde o un regreso tardío dentro de una jornada que se cumple. La falta es una inasistencia total o parcial. Cómo se computa cada una y qué efectos tiene depende de tu política interna, de la Ley de Contrato de Trabajo (Ley 20.744) y de tu convenio, así que conviene validarlo con un asesor laboral.
¿Es obligatorio usar un reloj fichador para controlar la asistencia?
Lo que necesitás es un registro confiable del control horario, y el reloj fichador es una forma de lograrlo. La exigencia concreta puede variar según tu actividad, convenio o jurisdicción, por lo que lo recomendable es confirmarla con un asesor laboral.
¿Se puede descontar un retardo del sueldo?
Depende de la normativa aplicable, del convenio y de cómo esté documentada la situación. No conviene aplicar descuentos sin consultar antes a un asesor laboral, porque una medida mal aplicada puede generar reclamos.
¿Cómo registro las ausencias por enfermedad?
Usá un código específico, pedí que el aviso llegue por un único canal y adjuntá el comprobante a la fecha correspondiente. Así la ausencia queda separada de las injustificadas y la liquidación se apoya en documentación ordenada.
¿El reconocimiento facial en el fichaje cumple con la protección de datos?
Su uso implica tratar datos personales, por lo que debe respetar la Ley 25.326 de Protección de Datos Personales. Informá la finalidad al personal, limitá el acceso y consultá con un asesor legal los requisitos específicos para tu empresa.
¿Cómo evito que un compañero fiche por otro?
Combiná métodos de validación. El kiosco con reconocimiento facial y la app con selfie y geocerca reducen esa posibilidad frente a un registro manual. También ayuda definir una política clara sobre el uso indebido del fichaje.
Si querés dejar de conciliar planillas a fin de mes, pedí una demo de Alobri HCM · Time, mirá los planes o escribinos por WhatsApp y armamos juntos tu control de retardos y faltas.
